CONTOH KASUS 1

MANAJEMEN PERSONALIA PT. SURYA LAGANG OSTENTASI MEDAN

PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah salah satu perusahaan distributor yang bergerak dibidang penjualan minuman ringan Teh Sosro dan Fruit Tea yang mana pada akhir periode akuntansi (bulan) melakukan proses penggajian kepada para karyawannya dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban kepada pimpinan perusahaan. 

A.      Gaji dan Upah

Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan seperti manajer. Penggajian dapat diartikan sebagai proses pembayaran upah kepada seseorang atau individu untuk pengganti hasil kerja atau jasa yang telah dilakukan. Jadi, sistem penggajian atau kepegawaian adalah sistem yang mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian pelaporan kepegawaian. (Mulyadi, 2001). Sistem menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajamen. Pemrosesan harus meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, pelaporan kepada pemerintah dan persyaratan-persyaratan kepegawaian lainnya. Pemrosesan penggajian merupakan satu kegiatan yang peka terhadap hukuman denda maupun penjara jika pencatatan yang dibuat tidak memadai.

Sistem yang efisien diperlukan untuk menjaga hubungan baik antara pegawai dan perusahaan. Sering sekali gaji dan upah dianggap mempunyai pengertian yang sama oleh kebanyakan masyarakat. Anggapan ini terjadi mungkin disebabkan karena gaji dan upah sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawannya. Pada kenyataannya kedua istilah tersebut mempunyai perbedaan.Perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi 2 golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

B.       Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi tersendiri. Struktur organisasi merupakan suatu rangkaian hubungan antara individu dengan individu, dan individu dengan kelompok. Adapun struktur organisasi perusahaan dapat digambarkan sebagai berikut:

1.        Dewan Direksi :

Dewan direksi terdiri dari satu orang direktur utama, tiga orang wakil direktur utama dan enam orang direktur.

Ø  Tugas utama dari direksi :

a.         Menentukan usaha sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan.

b.        Memegang kekuasaan secara penuh dan bertanggung jawab terhadap pengembangan perusahaan secara keseluruhan.

c.         Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan.

Ø  Tanggung jawab dari direksi adalah mengelola usaha perseroan sesuai anggaran dasar. Pada tahun 2006 secara formal direksi mengadakan tiga kali rapat direksi untuk mengevaluasi kinerja operasional dan keuangan perseroan, serta meninjau strategi dan hal-hal penting lainnya. Selain itu beberapa pertemuan informal juga dilaksanakan untuk membahas dan menyetujui hal-hal yang membutuhkan perhatian dengan segera.

2.        Direktur Utama :

Ø  Tugas dari direktur utama adalah:

a.         Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang administrasi keuangan,kepegawaian dan kesekretarian.

b.        Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan.

c.         Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

d.        Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan.

e.         Melaksanakan tugas-tugas yang di berikan Dewan Direksi.

f.         Dalam melaksanakan tugas-tugas Direktur Umum bertanggung jawab kepada Dewan direksi.

g.        Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif.

h.        Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerja sama dengan MD atau CEO)

i.          Memimpin rapat umum, dalam hal; untuk memastikan pelaksanaan tata tertib: keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; mengarahkan diskusi kea rah consensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.

j.          Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.

k.        Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapai keselarasan dan efektivitas.

l.          Mengambil keputusan sebagaimana di delegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam meeting-meeting BOD.

m.      Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standaretika dan hokum, sebagai refrensi dalam (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin anda gunakan)

3.        Direktur :

Ø  Tugas dari seorang direktur adalah:

a.         Menetapkan Prosedur kegiatan perusahaan ditiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan.

b.        Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada.

c.         Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggungjawabannya.

d.        Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya.

e.         Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.

f.         Sebagai pimpinan dari perusahaan.

4.        Direktur Keuangan:

Ø  Tugas dari seorang direktur keuangan adalah:

a.         Direktur keuangan dapat membentuk organ setingkat di bawahnya yang jumlahnya di tetapkan dengan persetujuan Dewan Direksi.

b.        Mengawasi Operasional mengenai keuangan perusahaan.

c.         Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian keuangan

d.        Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya

e.         Mempertanggungjawabkan kegiatan yang ada mengenai bagian keuangan

f.         Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan

g.        Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk menjamin tidak adanya kebocoran dalam bagian keuangan.

5.        Direktur Personalia :

Ø  Tugas dari seorang direktur personalia adalah:

a.         Mengembangkan system perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai.

b.        Melaksanakan Kebutuhan administrasi dan kepagawaian.

c.         Membina pengembangan staff administrasi

6.        Manager :

Ø  Tugas seorang manager adalah mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian. Adapun mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut:

a.         Pengarahan (direction) yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.

b.        Rancangan organisasi dan pekerjaan.

c.         Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.

d.        Sistem komunikasi dan pengendalian.

e.         Sistem reward.

7.        Manager Personalia :

Ø  Tugas seorang manager personalia adalah:

a.         Membuat pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian unit personalia.

b.        Membuat flow process administrasi seluruh kegiatan personalia.

c.         Memproses & memprosedur rekrutmen seperti searching, interview, test dan selection.

d.        Remuneration management : struktur dan skala gaji, basic sallary, allowance, incentive dan overtime.

e.         Sistem penilaian kinerja karyawan

f.         Seluruh perizinan ketenagakerjaan

g.        Promosi, mutasi dan demosi serta PHK

h.        Handling karyawan tetap, kontrak dan harian serta PKL

i.          Perjalanan dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya.

j.          Training dan evaluasi.

k.        Medical, hospital, asuransi dan dana pensiun karyawan.

l.          Benefit dan fasilitas lainnya.

8.        Manager Pemasaran :

Ø  Tugas seorang manager pemasaran adalah:

a.         Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien

b.        Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.

c.         Bertanggungjawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.

9.        Manager Pabrik :

Ø  Tugas seorang manager pabrik adalah:

a.         Berkaitan Kepada Direktur :

1)        Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan langsung.

2)        Melakukan konsultasi berkala supaya tercapai keselarasan pelaksanaan tugas.

b.        Berkaitan Dengan Produksi :

1)        Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengantisipasi dan mengatasi berbagai persoalan produksi

2)        Mengarahkan setiap bagian yang di tunjuk oleh direktur perusahaan.

3)        Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah pabrik.

4)        Manajer pabrik membawahi PPC, produksi, pembelian, dan gusang bahan buku.

10.    ADM & Gudang :

Ø  Bagian ini akan mengecek semua administrasi dan transaksi berhubungan dengan jalannya perusahaan. Bagian ini terdiri dari CMT,Acounting, dan Kasir.

a.         CMT bertugas untuk mengurus hal hal berkaitan dengan pihak Outsourcing.

b.        Accounting bertugas untuk melakukan membukukan transaksi yang terjadi.

c.         Kasir bertugas untuk membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang harian.

11.    Divisi regional :

Ø  Tugas seorang divisi regional adalah:   

a.         Mengelola asset untuk menjalankan bisnis secara benar sesuai arah perusahaan.

b.        Menyepakati target kinerja dengan direksi.

c.         Beroperasi sebagai badan usaha yang member keuntungan kepada pemilik modal.

d.        Menjalankan kebijakan dan prosedur baku yang di tetapkan oleh Kantor Pusat.

e.         Menciptakan dan Meningkatkan nilai tambah perusahaan bagi pemilik modal, calom penanam modal dan pemangku kepentingan.

Analisa Kasus

Adapun permasalahan yang dihadapi oleh PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah seringnya proses pembayaran gaji karyawan yang terlambat. Hal tersebut sering terjadi pada perusahaan, sehingga membuat para karyawan merasa bingung dengan keadaaan ini. Hal tersebut membuat timbul pemikiran karyawan bahwa perusahaaan sedang rugi atau mau bangkrut.

Biasanya perusahaan memberikan gaji kepada karyawan akhir bulan, yaitu melalui staf keuangan.  Jadi mereka ini yang berurusan dengan gaji. Akan tetapi setiap keterlambatan pembayaran gaji mereka selalu tidak mau ambil pusing. Apabila karyawan menanyakan kepada staf keuangan maka mereka akan menjawab bahwa tugas mereka hanya membayar gaji.

Penyebab kasus

Keterlambatan pembayaran gaji karyawan diakibatkan oleh penyusunan laporan penggajian masih manual sehingga lambat dan tidak efisien, serta menyulitkan pihak keuangan yaitu bagian penggajian untuk membayar gaji karyawan.

Menurut saya kejadian ini telah merugikan perusahaan terutama karyawan. Akibat permasalahan ini kinerja dari karyawan juga akan terganggu, demikian juga produktivitas perusahaan juga akan menurun.

Jadi, seharusnya perusahaan harus menggunakan teknologi komputerisasi, walaupun perusahaan harus mengeluarkan kas yang besar, akan tetapi hal itu menunjang proses pembayaran gaji yang lancar.

CONTOH KASUS 2

MANAJEMEN PERSONALIA NIKE

Analisa kasus

Kasus Nike di Indonesia sangat terkait dengan masalah manajemen sumber daya manusia. Nike telah melaggar beberapa aturan dalam serikat buruh, kesalahan manajemen Nike adalah sebagai berikut:

1.        Tidak ada keadilan kinerja untuk pekerja.

2.        Tidak ada reward apapun yang diterima pekerja setelah menjalankan tugasnya.

3.        Perusahaan tidak memfasilitasi karyawan ketika ingin berorganisasi melalui serikat pekerja.

4.        Manajer tidak menghargai hak-hak pekerja untuk menerima uang lembur, mendapatkan hari libur, dan diperlakukan selayaknya manusia.

5.        Manajer cenderung memaksa pekerja memenuhi target produksi, tanpa memberikan fasilitas yang memadai.

6.        Perusahaan tidak memotivasi karyawan bekerja dengan baik, tapi cenderung mengancam.

7.        Perusahaan tidak pernah mendengar keluhan dan aspirasi pekerja.

8.        Pekerja merasa terancam dan terpaksa bekerja karena takut menerima upah lebih rendah lagi.

9.        Upah yang diterima pekerja dibawah standar hidup layak, padahal mereka bekerja di atas jam kerja normal.

10.    Nike memperkerjakan banyak anak dibawah umur, demi meningkatkan kapasitas produksi dengan harga murah.

11.    Pekerja akan menerima hukuman jika menolak lembur.

12.    Pekerja wanita yang berasal dari Jawa lebih diutamakan karena upah lebih rendah.

Semua kesalahan manajemen tersebut akan berdampak buruk bagi perusahaan baik itu dalam jangka waktu pendek atau panjang. Berikut akibat-akibat yang mungkin diterima perusahaan: kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan menurun berkelanjutan, pekerja akan beralih dengan cepat saat ditawarkan pekerjaan dengan tingkat upah lebih tinggi, pekerja sangat perhitungan pada perusahaan, dan cenderung malas bekerja jika tidak sesuai dengan job description mereka, konflik kecil internal akan menyulut kemarahan pekerja dan terjadi demonstrasi besar-besaran, pekerja cenderung membolos kerja jika ada peluang, seperti yang telah terjadi pihak penanam modal (Nike Internasional) akan memutuskan kontrak kerja karena kualitas menurun, terjadi demo besar-besaran saat pekerja menemukan NGO yang mampu menerima aspirasi mereka, pekerja merasa jalan kekerasan lebih baik daripada duduk berdikusi dengan damai, efek jangka panjangnya akan mempengaruhi kesan penanam modal asing di Indonesia, jika kinerja Indonesia buruk maka penanam modal enggan menginvestasikan dana mereka.

PEMBAHASAN SECARA UMUN

Berdasarkan 2 kasus diatas dapat diketahui bahwa manajemen personalia pada perusahaan tersebut masih kurang/rendah dimana pada kedua perusahaan tersebut masih melanggar aturan-aturan yang ada. Pada kasus 1, kinerja para karyawannya kurang dihargai karena pembayaran gaji mereka masih sering terlambat, bukan hanya karena sistem yang kurang pada permasalahan tersebut tapi juga karena masih rendahnya tanggung jawab manajemen dalam mengatasi permasalahan tersebut. Sedangkan pada kasus 2 dapat dikethui bahwa yang bermasalah juga adalah manajemen personalianya, dimana perusahaan NIKE telah melaggar beberapa aturan dalam serikat buruh.

Berdasarkan permasalahan-permasalahan terebut dapat disimpulkan bahwa dari kedua perusahaan tersebut perlu diperbaiki manajemen personalianya dan perlu ditingkatkan agar para kinerja karyawan yang ada pada masing-masing perusahaan tersebut bisa lebih efektif juga sehingga perusahaan juga akan mendapat dampak positifnya.